Delegación de la Comisión Europea en Colombia
AGENTES NO ESTATALES Y AUTORIDADES LOCALES EN EL DESARROLLO
Acciones en países socios
COLOMBIA
Guía para los solicitantes de subvenciones
Convocatoria restringida de propuestas 2010
Líneas Presupuestarias:
BL 21.03.01 (Agentes No Estatales)
BL 21.03.02 (Autoridades Locales)
Referencia: EuropeAid/130746/L/ACT/CO
Plazo para la presentación de notas concepto: 15 de Febrero de 2011
Aviso
Esta convocatoria es una convocatoria de propuestas restringida. En un primer momento solo se presentarán los documentos de síntesis para su evaluación. Posteriormente, los solicitantes cuyos documentos de síntesis hayan sido preseleccionados serán invitados a presentar una solicitud completa. Tras la evaluación de las solicitudes completas, se verificará la elegibilidad de los solicitantes que hayan sido seleccionados provisionalmente. Esta verificación se realizará a partir de los justificantes solicitados por la Administración contratante y de la «declaración del solicitante» firmada y enviada junto con la solicitud.
Índice
1. PROGRAMA TEMATICO "ACTORES NO ESTATALES Y AUTORIDADES LOCALES EN DESARROLLO" - ACCIONES EN PAISES SOCIOS (COLOMBIA)
1.1 Antecedentes
1.2 Objetivos del programa y prioridades 2010
1.3 Dotación financiera asignada por la Administración Contratante
2. NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA
2.1 Criterios de elegibilidad
2.1.1 Criterios de elegibilidad de los solicitantes: condiciones para presentar una solicitud
2.1.2 Asociación y criterios de elegibilidad de los socios
2.1.3 Criterios de elegibilidad de las acciones: actividades para las que se puede presentar una solicitud
2.1.4 Elegibilidad de los costes: tipo de gastos cuya subvención es posible
2.2 Presentación de la solicitud y procedimientos a seguir
2.2.1 Contenido del documento de síntesis
2.2.2 Dónde y cómo enviar los documentos de síntesis
2.2.3 Plazo de presentación de los documentos de síntesis
2.2.4 Información adicional para el documento de síntesis
2.2.5 Formulario de solicitud completa
2.2.6 Dónde y cómo enviar los formularios de solicitud completa
2.2.7 Plazo de presentación del formulario de solicitud completa
2.2.8 Información adicional para el formulario de solicitud completa
2.3 Evaluación y selección de solicitudes
2.4 Presentación de los documentos justificativos de las propuestas seleccionadas provisionalmente
2.5 Comunicación de la decisión de la administración contratante
2.5.1 Contenido de la decisión
2.5.2 Calendario indicativo
2.6 Condiciones aplicables a la ejecución de la acción tras la decisión de la administración contratante de adjudicarle una subvención
3. LISTA DE ANEXOS
Documentos que Deben Cumplimentarse
Documentos de Información
1. "ACTORES NO ESTATALES Y AUTORIDADES LOCALES EN DESARROLLO" - ACCIONES EN PAISES SOCIOS (COLOMBIA)
1.1 ANTECEDENTES
Desde 1976, la línea presupuestaria 21-02-03 (ex-B7-6000 – Cofinanciación de ONGs) fue creada para permitir a la CE apoyar acciones propuestas por ONGs Europeas especializadas en cooperación al desarrollo, como parte de su propia política de cooperación al desarrollo. Estas acciones tuvieron el propósito de realizar una contribución directa y duradera para el mejoramiento de las condiciones de vida y las perspectivas de desarrollo de las personas desfavorecidas y marginalizadas en países en vías de desarrollo.
Desde 1979, un componente apuntando a sensibilizar más a la población europea a las cuestiones de desarrollo fue añadido.
En 1992, la línea presupuestaria 21 02 13 (Cooperación Descentralizada) se añadió además un nuevo canal privilegiado de cooperación con actores no estatales y autoridades descentralizadas.
El nuevo programa temático "Actores No Estatales y Autoridades Locales en Desarrollo", introducido en 2007, debe ser considerado como el sucesor de las dos líneas presupuestarias anteriormente mencionadas. Incluye los siguientes tres componentes:
- Apoyar acciones en el campo del desarrollo, a ser implementadas por Actores No Estatales (ANE) Autoridades Locales (AL), en cercana coordinación con comunidades locales y los grupos de población más vulnerables, con el propósito de promover una sociedad más incluyente y empoderada en países socios.
- Apoyo para acciones de sensibilización y educación en temas de cooperación al desarrollo en la Unión Europea y países adherentes, con el objetivo de incrementar el apoyo a las acciones para la reducción de la pobreza y promover relaciones más justas entre los países desarrollados y aquellos en vías de desarrollo.
- Apoyo a las acciones cuyo objetivo sea lograr una cooperación más eficiente, promover sinergias y facilitar un diálogo estructurado en el área del desarrollo entre las redes de sociedad civil y las asociaciones de autoridades locales de la UE y los países adherentes; al interior de sus organizaciones y con las Instituciones Comunitarias.
El Reglamento (CE) No. 1905/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo (OJ L 378,27 de Diciembre de 2006), establece el instrumento de financiación para la cooperación al desarrollo, y más específicamente su Articulo 14 constituye la base legal para este nuevo programa temático.
1.2 Objetivos del programa y prioridades
El objetivo General de esta convocatoria de propuestas es:
Contribuir a la reducción de la pobreza en Colombia
El/Los objetivo(s) específico(s) de esta convocatoria de propuestas es/son:
El refuerzo de actores no estatales y autoridades locales para mejorar su participación e incidencia en estrategias de desarrollo sostenible en un contexto de conflicto armado, desde una perspectiva de construcción de paz.
Resultados Esperados:
1) Actores no estatales y asociaciones de actores no estatales participan en la planificación e implementación de estrategias de respuesta a causas estructurales de pobreza, especialmente aquellas relacionadas con el conflicto armado.
2) Actores no estatales, autoridades locales y departamentales trabajan conjuntamente en la planificación local y regional, y promueven el control por parte de la ciudadanía (incluyendo mecanismos para el diálogo, resolución de conflictos, construcción de consensos, responsabilidad de arriba abajo).
3) Los instrumentos de participación ciudadana recogidos en la Constitución colombiana y sus decretos reguladores han sido desarrollados desde la perspectiva de la construcción de paz.
4) La interacción entre actores no estatales nacionales a diferentes niveles (nacional, local, de base) de cara a compartir información, experiencia y aptitudes ha aumentado.
El importe indicativo global asignado a la presente convocatoria de propuestas asciende a 2.500.000 EUR (2.050.000,00 euros de la línea presupuestaria 21.03.01 y 450.000,00 euros de la línea presupuestaria 21.03.02).
Reparto indicativo de fondos por lote
Lote 1: Actores No Estatales 2.050.000,00 euros (línea presupuestaria 21.03.01)
Lote 2: Autoridades Locales 450.000,00 euros (línea presupuestaria 21.03.02)
Administración contratante se reserva el derecho de no adjudicar todos los fondos diponibles.
El número de proyectos a contratar será de un máximo de dos para la línea presupuestaria 21.03.02 y tres para la línea presupuestaria 21.03.01.
Las subvenciones concedidas en el marco de la presente convocatoria de propuestas estarán comprendidas entre los siguientes importes mínimo y máximo:
Para el Lote 1 – Actores No Estatales:
· Importe mínimo: 500.000 EUR.
· Importe máximo: 1.000.000 EUR.
Para el Lote 2 – Autoridades Locales:
· Importe mínimo: 200.000 EUR.
· Importe máximo: 450.000 EUR.
Una subvención no podrá ser inferior al 60 % de los costes elegibles totales de la acción.
- Para propuestas presentadas por Actores no estatales o autoridades locales europeas, la subvención no podrá ser superior al 75% del total de los costes elegibles de la acción (véase también el punto 2.1.4). El saldo deberá financiarse con recursos propios del solicitante o de sus socios, o a partir de fuentes ajenas al presupuesto de la Comunidad Europea o el Fondo Europeo de Desarrollo.
- Para propuestas presentadas por Actores no estatales o autoridades locales del país socio (Colombia) la subvención no podrá ser superior al 90% del total de los costes elegibles de la acción (véase también el punto 2.1.4). El saldo deberá financiarse con recursos propios del solicitante o de sus socios o a partir de fuentes ajenas al presupuesto de la Comunidad Europea o el Fondo Europeo de Desarrollo.
En la presente Guía se establecen las normas para la presentación, selección y ejecución de acciones financiadas en el marco de esta Convocatoria, con arreglo a lo dispuesto en la Guía práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la CE, que es aplicable a la presente convocatoria y puede consultarse en la siguiente dirección de Internet: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_es.htm. Hay tres grupos de criterios de elegibilidad relativos, respectivamente, a:
· los solicitantes que piden una subvención (2.1.1), y a sus socios (2.1.2);
· las acciones que pueden optar a una subvención (2.1.3);
· los tipos de costes que pueden tenerse en cuenta para determinar el importe de la subvención (2.1.4).
1) Los solicitantes deberán reunir los siguientes requisitos para poder optar a una subvención:
· ser una persona jurídica y
· no tener ánimo de lucro y
· pertenecer a un tipo de organización específica, como las siguientes: organizaciones no gubernamentales, operadores del sector público, administraciones locales, y
· tener la nacionalidad de uno de los Estados miembros de la Unión Europea y Colombia., y · ser directamente responsables, con sus socios, de la preparación y gestión de la acción y no limitarse a actuar como intermediario, y
· para el Lote 1, ser Actor No Estatal (ANE) constituido de acuerdo con la legislación existente en Colombia o en un Estado miembro de la UE. Los ANE de un Estado miembro de la UE deben estar registrados al menos con tres años de antelación a la fecha de envío de la solicitud. Los ANE de Colombia deben haber sido registrados al menos con dos años de antelación a la fecha de envío de la solicitud (ver requisitos en la Sección 2.4 de esta Guía. Pág. 24) y
· para el Lote 2, ser Autoridad Local (AL) o asociación de ALs constituida de acuerdo con la legislación existente en Colombia o en un Estado miembro de la UE.2) No podrán participar en las convocatorias de propuestas ni obtener subvenciones los solicitantes potenciales que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en el apartado 2.3.3 de la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la CE (disponible en la siguiente dirección de Internet: http://ec.europa.eu/europeaid/work/implementation/index_es.htm). intermediario y · ser capaz de demostrar el haber realizado regularmente actividades en el ámbito del desarrollo y del tipo de las cubiertas por este programa. Los ANE y AL de un Estado Miembro de la UE deben haber realizado dichas actividades de desarrollo durante al menos los tres años anteriores al envío de la solicitud, para ANE y AL de Colombia este requisito se limita a los últimos dos años.
(2) Los solicitantes potenciales que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en la sección 2.3.3 de la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la CE (disponible en la siguiente dirección de Internet: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2008new_prag_final_es.pdf#page=109), no podrán participar en las convocatorias de propuestas ni optar a una subvención;
En la sección III de la parte A, del formulario de solicitud de subvención («Declaración del solicitante»), los solicitantes deberán declarar que no se encuentran en ninguna de tales situaciones.
Los solicitantes deberán actuar con organizaciones asociadas conforme a lo dispuesto a continuación.
En las acciones presentadas por ANEs dirigidas a la capacitación y el refuerzo institucional de actores de nacionalidad colombiana,
Para acciones presentadas por actores europeos, la asociación con un actor local es obligatoria y los proyectos deben responder a una iniciativa emanada del socio local en Colombia.
Los actores locales (Colombianos) podrán actuar individualmente o con organizaciones socias.
Socios
Los socios de los solicitantes participarán en la definición y la ejecución de la acción, y los gastos en los que incurran serán elegibles de la misma manera que los incurridos por el beneficiario de la subvención. Por consiguiente, deberán reunir los mismos requisitos de elegibilidad que el propio beneficiario de la subvención.
Las siguientes categorías no son socios y no deben firmar la «declaración de asociación».
También podrán colaborar en la acción otras entidades. Estas entidades colaboradoras participarán de forma efectiva en la acción, pero no podrán recibir financiación procedente de la subvención, excepto dietas y gastos de viaje. No es necesario que las entidades colaboradoras reúnan los requisitos de elegibilidad mencionados en el apartado 2.1.1. Estas entidades deberán mencionarse en la sección IV de la parte B del formulario de solicitud, titulada «Entidades colaboradoras que participan en la acción».
Los beneficiarios de la subvención tienen la posibilidad de adjudicar contratos a subcontratistas. Los subcontratistas no son socios ni entidades colaboradoras y estarán sujetos a las normas de contratación expuestas en el Anexo IV del contrato tipo de subvención.
El solicitante actuará como organización principal y, si resulta seleccionado, será la parte contratante (el «beneficiario»).
Definición: Una acción (o un proyecto) se compone de un conjunto de actividades.
Duración
La duración prevista de una acción no podrá ser inferior a 18 ni superior a 36 meses.
Sectores o temas
Desarrollo, derechos humanos y construcción de paz.
Cobertura geográfica
Las acciones se ejecutarán en uno o varios de los siguientes Departaementos: Tolima, Boyacá, Cundinamarca, Santander y Norte de Santander. Tipos de acciones
Toda propuesta habrá de presentar en un párrafo inicial el concepto de "Construcción de Paz" que la institución solicitante tiene y las acciones presentadas habrán de derivarse de esta premisa inicial. Premisa que de no darse será motivo de exclusión la hora de evaluar las propuestas.
Lote 1 – Actores No Estatales:
Siguiendo con la pretensión de apoyar acciones en el campo del desarrollo, y en particular reforzar procesos de participación en la definición e implementación de políticas a nivel local que busquen desarrollar los derechos humanos sociales, económicos y culturales desde una perspectiva de construcción de paz. Las acciones presentadas por ANEs habrán de ser dirigidas a título indicativo a:
- Actividades dirigidas a reforzar instrumentos de participación ciudadana con especial énfasis en aquellos relacionados con el diseño y la ejecución de planes de desarrollo, la consulta previa, la veeduría del gasto público, regalías, etc., desde una perspectiva de construcción de paz;
- Actividades que fortalezcan el diálogo sociedad-instituciones, el intercambio de experiencias, tanto a nivel internacional como nacional, dirigidas a favorecer los objetivos de la línea preferiblemente con énfasis en capital social rural; y
- Otras actividades dirigidas a la capacitación y el refuerzo institucional en áreas diversas que tengan un impacto en las políticas locales destinadas a reducir la pobreza como por ejemplo en el área de desarrollo local, etc.
Se favorecerán aquellas propuestas en las que una organización "paraguas" fortalezca y capacite a contrapartes sobre el terreno, de cara a facilitar el incremento en la calidad de la participación de diferentes actores sociales en la definición de políticas locales destinadas a reducir la pobreza en Colombia.
A la hora de evaluar las propuestas primarán aquellas presentadas por asociaciones y consorcios ad hoc de ANE con AL.
Lote 2 – Autoridades Locales:
Siguiendo con la pretensión de apoyar acciones en el campo del desarrollo, y en particular reforzar procesos de participación en la definición y ejecución de políticas a nivel local que busquen desarrollar los derechos humanos sociales, económicos y culturales. Podrán ser consideradas a título indicativo acciones presentadas por ALs como por ejemplo:
- Acciones de ALs que fomenten la utilización de los diferentes instrumentos de participación y control social existentes en Colombia, que cuenten con la contribución de ANEs en la definición de políticas municipales (especialmente en acciones dirigidas a la construcción de paz), en iniciativas de planeación participativa o participación en comisiones de trabajo municipal;
- Se favorecerán en este segundo lote, aquellas propuestas dirigidas a reforzar instrumentos de participación ciudadana y comunitaria, ámbitos de diálogo interinstitucional e intercambio de experiencias, tanto a nivel internacional como nacional, dirigidas a favorecer los objetivos de la línea; y
- Acciones que promuevan el diálogo a todos los niveles a partir de los derechos económicos, sociales y culturales con una perspectiva de construcción de paz.
A la hora de evaluar las propuestas primarán aquellas presentadas por asociaciones y consorcios ad hoc de AL con ANE.
A la hora de evaluar las propuestas de ambos lotes se tendrá en cuenta la referencia a objetivos transversales de la Unión Europea como son las cuestiones de género, el medio ambiente, la promoción de los diferentes grupos étnicos y minoritarios del país, etc.
Subvenciones en cascada (apoyo financiero a terceros)
A fin de apoyar la consecución de los objetivos de la acción, y en particular cuando la ejecución de la acción propuesta por el solicitante requiera la concesión de apoyo financiero a terceros, el solicitante podrá proponer la asignación de subvenciones en cascada. No obstante, la concesión de las subvenciones en cascada no podrá constituir la finalidad principal de la acción y deberá estar debidamente motivada.
Cuando el solicitante tenga previsto asignar subvenciones en cascada, deberá especificar en su solicitud el importe total de la subvención que pueda destinarse a tal fin, así como los importes mínimos y máximos por cada subvención en cascada. La solicitud deberá incluir también una lista de los tipos de actividades que puedan acogerse a las subvenciones en cascada y los criterios de selección de los beneficiarios de estas subvenciones. El importe máximo de una subvención en cascada a terceros está limitado a 10 000 EUR por cada tercero, mientras que el importe total que se puede conceder en concepto de subvenciones en cascada a terceros está limitado a 100 000 EUR.
Los siguientes tipos de actividades no serán elegibles:
· acciones exclusiva o principalmente destinadas a ayudas individuales para la participación en talleres, seminarios, conferencias o congresos;
· acciones exclusiva o principalmente destinadas a becas individuales de estudios o de formación;
· acciones no derivadas exclusiva o principalmente del concepto inicial de Construcción de Paz presentado por el solicitante.
Monitoreo y Evaluación
Los Beneficiarios han de incluir medidas apropiadas para el monitoreo de acción propuesta así como la realización de una o más evaluaciones.
Número de solicitudes y subvenciones por solicitante
En la presente convocatoria de subvenciones, cada solicitante no puede presentar más de una solicitud por lote.
En la presente convocatoria de subvenciones, no podrá concederse más de una subvención a cada solicitante.
Un solicitante puede ser al mismo tiempo socio en otra solicitud.
Los socios pueden participar en más de una solicitud.
A efectos de una subvención únicamente pueden tomarse en consideración los «costes elegibles». A continuación se indican las categorías de costes considerados elegibles y no elegibles. El presupuesto constituirá al mismo tiempo una estimación de costes y un límite máximo de los «costes elegibles». Obsérvese que los costes elegibles deberán ser costes reales y basados en justificantes (salvo las dietas y los costes indirectos a los que se aplique una financiación a tanto alzado).
Las recomendaciones de concesión de una subvención siempre estarán condicionadas a que el procedimiento de verificación previo a la firma del contrato de subvención no evidencie problemas que requieran modificar el presupuesto (por ejemplo, errores aritméticos, inexactitudes o costes no realistas y otros costes no elegibles). Esa verificación podrá dar lugar a solicitudes de aclaración y, en su caso, a que la Administración contratante imponga modificaciones o reducciones para hacer frente a tales errores o inexactitudes. El importe de la subvención y el porcentaje de cofinanciación que resulte de estas correcciones no podrán aumentarse.
Por lo tanto, redunda en el interés del solicitante presentar un presupuesto realista y con una buena relación coste-eficacia.
Costes directos elegibles
Para ser elegibles a efectos de la convocatoria de propuestas, los costes deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo 14 de las Condiciones Generales del Contrato tipo de Subvención (véase el Anexo F de la Guía).
Reserva para imprevistos
En el presupuesto de la acción se podrá consignar una «reserva para imprevistos» de un máximo del 5 % de los costes directos elegibles. La utilización de esta reserva estará sujeta a la autorización previa por escrito de la Administración contratante.
Costes indirectos (gastos de administración) elegibles
Los costes indirectos incurridos para la realización de la acción podrán ser elegibles para una financiación a tanto alzado fijada en un máximo del 7 % de los costes directos elegibles totales.
Si el solicitante ha recibido una subvención de funcionamiento financiada con cargo al presupuesto de la UE no podrá incluir ningún coste indirecto en el presupuesto propuesto para la acción.
Aportaciones en especie
Las aportaciones en especie no se consideran gastos efectivos y no constituyen costes elegibles. Dichas aportaciones en especie no se considerarán cofinanciación por parte del beneficiario
El coste del personal asignado a la acción no es una aportación en especie y podrá considerarse una cofinanciación en el presupuesto de la acción si lo paga el beneficiario o sus socios.
Sin perjuicio de lo anterior, si la descripción de la acción propuesta por el beneficiario prevé aportaciones en especie, éstas deberán hacerse efectivas.
Costes no elegibles
Los siguientes costes no serán elegibles:
– deudas y provisiones para pérdidas o deudas;
– intereses adeudados;
– gastos ya financiados en otro contexto;
– adquisición de terrenos o edificios, salvo si son necesarios para la ejecución directa de la acción, en cuyo caso la propiedad deberá transferirse a los beneficiarios finales y/o a los socios locales, a más tardar al finalizar la acción;
– pérdidas debidas al cambio de divisas;
– impuestos, incluido el IVA, salvo que el beneficiario (o sus socios) no pueda recuperarlos y la normativa aplicable permita que se asuman. Autorice asumir el pago
El registro previo en PADOR es obligatorio para la presente convocatoria de propuestas.
- Fase 1: El documento de síntesis: el registro en PADOR es obligatorio para los solicitantes de subvenciones y sus socios.
Antes de comenzar el registro de su organización en PADOR consulte la «Guía rápida» que figura en el sitio web. En ella se explica todo el proceso de registro.
En la versión en papel de su propuesta deberá indicar su número de identificación EuropeAid ID (EID). Para obtener esta identificación, su organización debe registrar, guardar y «firmar» (asumiendo así su responsabilidad) los datos obligatorios en PADOR (los campos que figuran en naranja en las distintas pantallas) y en los documentos correspondientes (véase el apartado 2.4).
Sin perjuicio de lo anterior, el solicitante podrá presentar una solicitud de exención respecto a su inscripción en PADOR. La solicitud de exención motivada deberá enviarse a la Administración contratante, a la dirección indicada en esta Guía, a más tardar 21 días antes de que venza el plazo de presentación. La Administración contratante deberá responder a más tardar 11 días antes de que venza el plazo de presentación. La justificación de la exención debe fundarse en la imposibilidad objetiva del solicitante de acceder a la tecnología requerida para inscribirse en PADOR. Esta imposibilidad objetiva debe escapar al control del solicitante y, en principio, ser de naturaleza general (es decir, no atribuible a circunstancias específicas del propio solicitante). El solicitante deberá facilitar, en la medida de lo posible, documentos que justifiquen su petición. La Administración contratante deberá motivar su respuesta. La exención se aplicará al solicitante que la pida y solamente en el contexto de una convocatoria de propuestas en concreto, a menos que la Administración contratante aprecie motivos para conceder una exención general para la convocatoria de propuestas en cuestión. En tal caso, los datos serán introducidos en PADOR por la Comisión Europea. Si posteriormente la propia organización desea actualizar sus datos deberá presentar una solicitud de acceso.
Las solicitudes deberán presentarse siguiendo las instrucciones sobre el documento de síntesis que figuran en el formulario de solicitud de subvención adjunto a esta Guía (Anexo A).
Los documentos de síntesis deberán presentarse en un sobre sellado, enviado por correo certificado o servicio de mensajería o entregado en mano (en este último caso, se entregará al portador un acuse de recibo firmado y fechado), en la dirección siguiente:
DELEGACION DE LA UNION EUROPEA EN COLOMBIACalle 116 # 7– 15, Interior 1 - Piso 12°.
Edificio CUSEZAR
Bogotá – Colombia
DELEGACION DE LA UNION EUROPEA EN COLOMBIACalle 116 # 7– 15, Interior 1 - Piso 12°.
Edificio CUSEZAR
Bogotá – Colombia
Los solicitantes deberán verificar que el documento de síntesis está completo utilizando para ello la lista de control del documento de síntesis (sección II de la parte A del formulario de solicitud de subvención). Los documentos de síntesis incompletos podrán ser rechazados.
Fax: 57-1-6581179
Se solicita titular el mensaje así: Convocatoria Propuestas EuropeAid/130746/L/ACT/CO
Las respuestas se darán a más tardar 11 días antes de que venza el plazo de presentación de los documentos de síntesis.
Por ello, se aconseja encarecidamente consultar de forma regular el sitio web mencionado para estar al corriente de las preguntas y respuestas publicadas.
Los solicitantes que, tras la preselección del documento de síntesis, sean invitados a presentar una solicitud completa deberán utilizar para ello la parte B del formulario de solicitud anexo a esta Guía (Anexo A). Los solicitantes deberán respetar escrupulosamente el formato del formulario de solicitud y rellenar los apartados y las páginas en el orden establecido.
Dirección postal
DELEGACION DE LA UNION EUROPEA EN COLOMBIACalle 116 # 7– 15, Interior 1 - Piso 12°.
Edificio CUSEZAR
Bogotá – Colombia
Dirección para la entrega en mano o por el servicio de mensajería
DELEGACION DE LA UNION EUROPEA EN COLOMBIACalle 116 # 7– 15, Interior 1 - Piso 12°.
Edificio CUSEZAR
Bogotá – Colombia
Fax: 5-71-6581179
Se solicita titular el mensajes así: Preguntas para Convocatoria Propuestas EuropeAid/130746/L/ACT/CO
La Administración contratante no tiene la obligación de facilitar más aclaraciones después de esa fecha.
Las respuestas se darán a más tardar 11 días antes de que venza el plazo de presentación de las solicitudes.
En aras de la igualdad de trato de los solicitantes, la Administración contratante no puede dar una opinión previa sobre la elegibilidad de un solicitante, un socio o una acción.
Las preguntas que puedan ser de interés para otros solicitantes se publicarán, junto con las respuestas, en el sitio web de EuropeAid: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?ADSSChck=1229937639916&do=publi.welcome&userlanguage=es Por ello, se aconseja encarecidamente consultar de forma regular el sitio web mencionado para estar al corriente de las preguntas y respuestas publicadas.
2.3 Evaluación y selección de solicitudes
Las solicitudes serán examinadas y evaluadas por la Administración contratante, en su caso con la ayuda de asesores externos. Todas las acciones propuestas por los solicitantes se evaluarán con arreglo a las etapas y criterios que se exponen a continuación.
Si el examen de la solicitud revela que la acción propuesta no reúne los criterios de elegibilidad establecidos en el apartado 2.1.3, la solicitud será rechazada por este motivo.
1) ETAPA 1: SESIÓN DE APERTURA Y VERIFICACION ADMINISTRATIVA
Se evaluará lo siguiente:
· El respeto del plazo de presentación. Si no se ha respetado el plazo, la solicitud será automáticamente rechazada.
· Si el documento de síntesis satisface todos los criterios establecidos en los puntos 1 a 5 de la lista de control (sección II de la parte A del formulario de solicitud de subvención). La ausencia o incorrección de alguna de las informaciones solicitadas podrá ser motivo suficiente para rechazar la solicitud y no seguir con su evaluación.
Tras la sesión de apertura y verificación administrativa, la Administración contratante enviará una carta a todos los solicitantes para comunicarles si su solicitud se ha presentado dentro del plazo establecido, el número de referencia que se les ha asignado y si se ha recomendado seguir evaluando su solicitud.
2) ETAPA 2: EVALUACIÓN DEL DOCUMENTO DE SÍNTESIS
La evaluación de los documentos de síntesis que hayan superado la primera verificación administrativa se extenderá a la pertinencia de la acción, sus méritos y eficacia y su viabilidad y sostenibilidad. La Administración contratante se reserva el derecho de no realizar la evaluación de los documentos de síntesis cuando lo considere justificado (por ejemplo, cuando se haya recibido un número de solicitudes inferior al esperado) y enviar directamente las invitaciones para la presentación de una solicitud completa.
Tenga en cuenta que la puntuación otorgada a los documentos de síntesis es totalmente independiente de la puntuación otorgada a la solicitud completa.
El documento de síntesis se puntuará sobre 50, con arreglo al desglose establecido en la tabla de evaluación que figura a continuación. Durante la evaluación se comprobará asimismo el cumplimiento de las instrucciones contenidas en las orientaciones para la redacción del documento de síntesis, que figuran en la parte A del formulario de solicitud de subvención.
Los criterios de evaluación se dividen en secciones y subsecciones. Cada subsección recibirá una puntuación de 1 a 5 conforme a las siguientes categorías de evaluación: 1 = muy deficiente; 2 = deficiente; 3 = aceptable; 4 = satisfactorio; 5 = muy satisfactorio.
| Puntuación |
1. Pertinencia de la acción | Puntuación parcial | 15 |
1.1. Pertinencia de la acción en relación con las necesidades y limitaciones del país/región en general, y con las de los grupos destinatarios y beneficiarios finales en particular. 1.2. Pertinencia en relación con las prioridades y objetivos mencionados en la Guía. | 5 |
|
5(x2)* |
2. Eficacia y viabilidad de la acción | Puntuación parcial | 25 |
2.1. Evaluación de la determinación y el análisis del problema. 2.2. Evaluación de las actividades propuestas (carácter práctico y coherencia en relación con los objetivos, el propósito y los resultados previstos). 2.3. Evaluación del papel y de la implicación de todos los actores interesados y, en su caso, de los socios propuestos. | 5 |
|
5(x2)* |
5(x2)*
|
3. Sostenibilidad de la acción | Puntuación parcial | 10 |
3.1. Evaluación de la determinación de las principales hipótesis y riesgos, antes y durante todo el periodo de ejecución. 3.2. Evaluación de la determinación del impacto sostenible a largo plazo sobre los grupos destinatarios y beneficiarios finales. | 5 |
|
5 |
PUNTUACIÓN TOTAL |
| 50 |
* Las puntuaciones se multiplican por 2 debido a su importancia.
Una vez que se hayan evaluado todos los documentos de síntesis, se preparará una lista de las acciones propuestas, ordenadas en función de su puntuación total.
En un primer momento solo se tomarán en consideración para la preselección los documentos de síntesis que hayan obtenido como mínimo de 12 puntos en la categoría «Pertinencia», así como una puntuación total de al menos 30 puntos.
Acto seguido, la lista de documentos de síntesis se reducirá conforme al orden de puntuación y quedará limitada a aquellas solicitudes cuya suma de contribuciones solicitadas ascienda a dos veces el presupuesto disponible para la convocatoria de propuestas, teniendo en cuenta la dotación financiera indicativa prevista para cada lote. Los solicitantes preseleccionados serán invitados a continuación a presentar una solicitud completa.
ETAPA 3: EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD COMPLETA
SESIÓN DE APERTURA Y VERIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DEL FORMULARIO DE SOLICITUD COMPLETA
Se evaluarán lo siguientes aspectos:
· El respeto del plazo de presentación. Si no se ha respetado el plazo, la solicitud será automáticamente rechazada].
- Si el formulario de solicitud completa satisface todos los criterios establecidos en los puntos 1 a 8 de la lista de control (sección V de la parte B del formulario de solicitud de subvención). La ausencia o incorrección de alguna de las informaciones solicitadas podrá ser motivo suficiente para rechazar la solicitud y no seguir con su evaluación.
Tras la sesión de apertura y verificación administrativa, la Administración contratante enviará una carta a todos los solicitantes para comunicarles si su solicitud se ha presentado dentro del plazo establecido y si se ha recomendado que ésta se siga evaluando.
EVALUACIÓN DEL FORMULARIO DE SOLICITUD COMPLETO
Se evaluará la calidad de las solicitudes, incluido el presupuesto propuesto, y la capacidad del solicitante y sus socios, con arreglo a los criterios que figuran en la tabla de evaluación a continuación. Hay dos tipos de criterios de evaluación: los criterios de selección y los de concesión.
El objetivo de los criterios de selección es facilitar la evaluación de la capacidad financiera y operativa de los solicitantes, con objeto de garantizar que:
· disponen de fuentes de financiación estables y suficientes para mantener su actividad durante el periodo en que la acción se lleve a cabo y, en su caso, para participar en su financiación;
· disponen de la capacidad de gestión y las competencias y cualificaciones profesionales necesarias para culminar con éxito la acción propuesta. Este criterio se aplica también a los socios del solicitante.
Los criterios de concesión permiten evaluar la calidad de las solicitudes presentadas respecto de los objetivos y prioridades establecidos y conceder las subvenciones a aquellas acciones que optimicen la eficacia global de la convocatoria de propuestas. Estos criterios permiten seleccionar aquellas solicitudes que ofrezcan a la Administración contratante más garantías de que cumplirán sus objetivos y prioridades y darán visibilidad a la financiación de la UE (véase http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_es.htm). Abarcan aspectos como la pertinencia de la acción, su coherencia con los objetivos de la convocatoria de propuestas, su calidad, su impacto esperado, su sostenibilidad y su relación coste-eficacia. Puntuación
Los criterios de evaluación se dividen en secciones y subsecciones. Cada subsección se puntuará de 1 a 5 conforme a las siguientes categorías de evaluación: 1 = muy deficiente; 2 = deficiente; 3 = aceptable; 4 = satisfactorio; 5 = muy satisfactorio.
Tabla de evaluación
Sección | Puntuación máxima |
1. Capacidad financiera y operativa | 20 |
1.1. ¿Tienen el solicitante y, en su caso, los socios suficiente experiencia en gestión de proyectos? | 5 |
1.2. ¿Tienen el solicitante y, en su caso, los socios suficiente experiencia técnica (en particular, conocimientos de las cuestiones que deberán tratarse)? | 5 |
1.3. ¿Tienen el solicitante y, en su caso, los socios suficiente capacidad de gestión (incluido personal, equipamiento y capacidad de gestionar el presupuesto de la acción)? Nota: Solamente se otorgará un único punto cuando el solicitante y sus socios no hayan ejecutado actividades en el área cubierta por este programa, al menos en los últimos tres años para actores no estatales de un Estado miembro de la Unión Europea y en los últimos dos años para actores no estatales colombianos. | 5 |
1.4. ¿Dispone el solicitante de fuentes de financiación estables y suficientes? | 5 |
2. Pertinencia | 25 |
2.1. ¿En qué medida es pertinente la propuesta respecto de los objetivos y una o varias de las prioridades de la convocatoria de propuestas? Nota: Solo podrá atribuirse una puntuación de 5 (muy satisfactorio) si la propuesta responde específicamente a al menos una prioridad. Nota: Solo podrá atribuirse una puntuación de 5 (muy satisfactorio) si la propuesta contiene elementos específicos de valor añadido, como la promoción de la igualdad de género y de oportunidades, etc. | 5 x 2 |
2.2. ¿En qué medida es pertinente la propuesta respecto de las necesidades y limitaciones específicas del/de los país(es) o de la(s) región/regiones destinatarios de la propuesta (incluidas las sinergias con otras iniciativas de la UE y la ausencia de solapamientos)? | 5 |
2.3. ¿En qué medida están claramente definidos y estratégicamente elegidos los implicados (beneficiarios finales, grupos destinatarios, etc.)? ¿Han sido claramente definidas sus necesidades y responde la propuesta de forma adecuada a tales necesidades? | 5 x 2 |
3. Metodología | 25 |
3.1. ¿Son las actividades propuestas apropiadas, prácticas y acordes con los objetivos y los resultados previstos? | 5 |
3.2. ¿Qué grado de coherencia tiene el diseño global de la acción? (En particular, ¿refleja el análisis de los problemas en cuestión?; ¿tiene en cuenta factores externos y anticipa una evaluación?) | 5 |
3.3. ¿Es satisfactorio el grado de implicación y participación en la acción de los socios y/u otros agentes? Nota: Para solicitantes originarios de la Unión Europea solamente se otorgará un punto si no pueden demostrar i) un acuerdo efectivo de sociedad con actores no estatales (y/o autoridades locales) del Colombia, y ii) que la propuesta de acción está basada en una iniciativa del socio local, debiendo asegurar la participación de este durante todo el proceso de la implementación de la acción. | 5 |
3.4. ¿Es claro y factible el plan de acción? | 5 |
3.5. ¿Contiene la propuesta indicadores objetivamente verificables respecto del resultado de la acción? | 5 |
4. Sostenibilidad | 15 |
4.1. ¿Es probable que la acción tenga un efecto tangible sobre los grupos destinatarios? | 5 |
4.2. ¿Es probable que la propuesta tenga efectos multiplicadores (incluida la posibilidad de que se reproduzcan y propaguen los resultados de la acción, difusión de la información)? | 5 |
4.3. ¿Son sostenibles los resultados previstos de la acción propuesta desde los siguientes puntos de vista: - financiero (¿cómo se financiarán las actividades cuando cese la subvención?) - institucional (¿habrá estructuras que permitan continuar las actividades una vez finalizada la acción?; ¿habrá una «apropiación» local de los resultados de la acción?) - político (cuando proceda) (¿cuál será el impacto estructural de la acción?; por ejemplo: ¿dará lugar a una mejora de la legislación, los códigos de conducta, los métodos, etc.?) - medioambiental (si procede) (¿tendrá la acción un impacto ambiental negativo/positivo?)? | 5 |
5. Presupuesto y relación coste-eficacia | 15 |
5.1. ¿Es satisfactoria la relación entre los costes estimados y los resultados previstos? | 5 |
5.2. ¿Son necesarios para la ejecución de la acción los gastos propuestos? | 5 x 2 |
Puntuación total máxima | 100 |
Nota sobre la sección 1. Capacidad financiera y operativa
Si la puntuación media total de la sección 1 es inferior a 12 puntos, la solicitud será rechazada.
Nota sobre la sección 2. Pertinencia
Si la puntuación media total de la sección 2 es inferior a 20 puntos, la solicitud será rechazada.
Selección provisional
Una vez efectuada la evaluación, se elaborará una tabla con las solicitudes ordenadas en función de la puntuación obtenida y dentro de la dotación financiera disponible, así como una lista de reserva siguiendo los mismos criterios.
Nota: las puntuaciones obtenidas en esta fase son totalmente independientes de las atribuidas al documento de síntesis de la misma solicitud.
3) ETAPA 4: VERIFICACIÓN DE LA ELEGIBILIDAD DEL SOLICITANTE Y LOS SOCIOS
La verificación de la elegibilidad sobre la base de los justificantes solicitados por la Administración contratante (véase el apartado 2.4) solo se realizará en el caso de las solicitudes que hayan sido seleccionadas provisionalmente en función de su puntuación y dentro de la dotación financiera disponible.
· La declaración del solicitante (sección VI de la parte B del formulario de solicitud de subvención) se cotejará con los justificantes presentados. La ausencia de un justificante o cualquier incoherencia entre la declaración del solicitante y los justificantes podrá ser motivo suficiente para rechazar la solicitud.
· Se comprobará que el solicitante, los socios y la acción sean elegibles de acuerdo con los criterios establecidos en los puntos 2.1.1, 2.1.2 y 2.1.3.
Llegado el caso, se sustituirá toda solicitud rechazada como consecuencia del análisis descrito por la siguiente solicitud mejor situada en la lista de reserva que entre dentro de la dotación financiera disponible, y a continuación se procederá al examen de la elegibilidad del solicitante y de los socios.
La Administración contratante informará por escrito a los solicitantes que hayan sido provisionalmente seleccionados o incluidos en la lista de reserva y les solicitará que presenten los siguientes documentos para poder verificar su elegibilidad y la de sus socios: 1. Los estatutos o escrituras de constitución de la entidad solicitante y de cada uno de sus socios. Cuando el Administración contratante haya reconocido la elegibilidad del solicitante en otra convocatoria de propuestas dentro de la misma línea presupuestaria en los dos años previos al plazo de presentación de solicitudes, el solicitante podrá presentar, en lugar de sus estatutos, una copia de los documentos que prueben la elegibilidad de su candidatura en la convocatoria anterior (por ejemplo, una copia de las condiciones particulares del contrato de subvención recibido en el periodo de referencia), a menos que entretanto se haya producido un cambio en su naturaleza jurídica. 2. Cuando la subvención solicitada supere los 500 000 EUR (o los 100 000 EUR si se trata de una subvención de funcionamiento), un informe de auditoría externa realizado por un auditor autorizado, en el que se certifiquen las cuentas del solicitante del último ejercicio disponible.
Esta obligación no se aplica a los organismos públicos.
Esta obligación no se aplica a los centros de educación secundaria y superior.
3. Una copia de las cuentas más recientes del solicitante (cuenta de resultados y balance del último ejercicio fiscal para el que se hayan cerrado las cuentas). 4. Una ficha de entidad jurídica (véase el anexo D de esta Guía) debidamente rellenada y firmada por el solicitante y acompañada de los justificantes requeridos. Si el solicitante ha firmado con anterioridad un contrato con la Administración contratante, podrá presentar el número de entidad jurídica en lugar de la ficha de entidad jurídica y los justificantes, a menos que entretanto se haya producido un cambio en su naturaleza jurídica.
5. Un formulario de identificación financiera según el modelo del anexo E de esta Guía, certificado por el banco en el que se vayan a efectuar los pagos. Dicho banco deberá estar ubicado en el país en que esté registrado el solicitante. Si éste ha firmado con anterioridad un contrato con la Comisión Europea o si la Comisión Europea ha sido responsable de los pagos de un contrato, podrá presentar una copia del formulario de identificación financiera anterior, a menos que entretanto se haya producido un cambio en su cuenta bancaria.
Si los justificantes no se cargan en el sistema PADOR deberán presentarse en forma de originales, fotocopias o versiones escaneadas (que muestren sellos legibles, firmas y fechas) de tales originales. No obstante, en el caso de la ficha de entidad jurídica y del formulario de identificación financiera deberá presentarse siempre el original.
Cuando los documentos no estén redactados en una de las lenguas oficiales de la Unión Europea o en la lengua del país en que se ejecute la acción, se adjuntará una traducción a la lengua de la convocatoria de propuestas, de las partes pertinentes de estos documentos en las que se demuestre la elegibilidad del solicitante, traducción que prevalecerá a efectos del análisis de la solicitud.
Cuando los documentos estén redactados en una lengua oficial de la Unión Europea que no sea la lengua de la convocatoria de propuestas, con objeto de facilitar la evaluación se aconseja encarecidamente aportar una traducción a la lengua de la convocatoria de propuestas de las partes pertinentes de estos documentos en las que se demuestre la elegibilidad del solicitante.
En caso de que no se presenten los justificantes mencionados dentro del plazo indicado en la petición de justificantes remitida al solicitante por la Administración contratante, la solicitud podrá ser rechazada.
Basándose en la verificación de los justificantes, el Comité de Evaluación hará una recomendación final a la Administración contratante, el cual decidirá sobre la concesión de las subvenciones.
Los solicitantes serán informados por escrito de la decisión de la Administración contratante sobre su solicitud y, en caso de rechazo, de los motivos de la decisión negativa.
Los solicitantes que consideren que han resultado perjudicados por un error o una irregularidad durante el proceso de concesión podrán presentar una reclamación. Para mayor información, véase el apartado 2.4.15 de la Guía práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la CE.
| FECHA | HORA* |
Reunión de información (si se celebra) | 25 de Noviembre de 2010 | 10:00 am |
Plazo para solicitar aclaraciones a la Administración contratante | 24 de Enero de 2011 | - |
Último día en que la Administración contratante emite aclaraciones | 4 de Febrero de 2011 | - |
Plazo para la presentación de los documentos de síntesis | 15 de Febrero de 2011 | 12:00 |
Información a los solicitantes sobre la apertura y la verificación administrativa (etapa 1) | 28 de Febrero de 2011* | - |
Información a los solicitantes sobre la evaluación de los documentos de síntesis (etapa 2) | 15 de Marzo de 2011* | - |
Invitación a presentar el formulario de solicitud completa | 29 de Marzo de 2011* | - |
Plazo para la presentación del formulario de solicitud completa | 16 de Mayo de 2011* | 12:00 |
Información a los solicitantes sobre la evaluación del formulario de solicitud completa (etapa 3) | 30 de Mayo de 2011* | - |
Notificación de la concesión (tras la verificación de la elegibilidad) (etapa 4) | 15 de Junio de 2011* | - |
Firma del contrato | 31 de Agosto de 2011* | - |
* Fecha provisional. Todas las horas se indican en la franja horaria del país de la Administración contratante.
Tras la decisión de conceder una subvención a una acción, se propondrá al beneficiario un contrato basado en el contrato tipo de la Administración contratante (véase el Anexo F de esta Guía). Con la firma del formulario de solicitud (Anexo A de esta Guía), el solicitante declara que, en caso de que le sea concedida una subvención, acepta las condiciones del contrato establecidas en el contrato tipo.
Contratos de ejecución
Cuando la ejecución de la acción requiera que el beneficiario recurra a la contratación, deberá adjudicar el contrato a la oferta económicamente más ventajosa, es decir, a la que presente la mejor relación calidad‑precio, respetando los principios de transparencia e igualdad de trato a los posibles contratistas y velando por que no se produzca ningún conflicto de intereses. A tal fin, el beneficiario deberá aplicar los procedimientos enunciados en el Anexo IV del Contrato.
DOCUMENTOS QUE DEBEN RELLENARSE
Anexo A: Formulario de solicitud de subvención (formato Word)
Anexo B: Presupuesto (formato Excel)
Anexo C: Marco lógico (formato Excel)
Anexo D: Ficha de entidad jurídica (formato Excel)
Anexo E: Formulario de identificación financiera
DOCUMENTOS PARA INFORMACIÓN
Anexo F: Contrato tipo
- Anexo ii: Condiciones generales aplicables a los contratos de subvención de acciones exteriores financiados por la Unión Europea
- Anexo iv: Procedimientos para la adjudicación de contratos
- Anexo v: Modelo de solicitud de pago
- Anexo vi: Modelo de informe descriptivo y financiero
- Anexo vii: Modelo de informe de hechos concretos y pliego de condiciones para la verificación de gastos de un contrato de subvención para acciones exteriores financiado por la Unión Europea
Directrices sobre el ciclo de gestión de proyectos
